La gestion des achats 01

La commande est livrée à la pharmacie avec une facture de vente, pour chaque produit reçu il faut vérifier l'intégrité des boites, la présence de vignette sur toute les boites, la date de péremption, et leur nombre qui doit correspondre à celui indiqué sur la facture.
plusieurs produits pourront faire l'objet d'un retour pour diverses raisons; boites cassées, écrasées, non vignétées, à date de péremption trop proche, non commandées ou commandées par erreur.Un bon de retour doit être rédigé sur le champ comportant les caractéristiques du produit à retourné, numéro et date de la facture, et le motif du retour.
Une fois le produit retourné, noter sur un mémo: attendre facture d'avoir de tel grossiste.....ce mémo est détruit une fois l'avoir est reçu.

Autres motifs de réclamation; produits facturés non reçus, plus rarement erreur de calcul dans la facture ( dans la comptabilité des UG par exemple ), il faut le signaler par téléphone à l'opérateur téléphonique, ou -chez certains grossistes- au service réclamation.de la même manière que précédemment il faut laisser un mémo, à détruire quand l'erreur est corrigée.
Enfin reste le cas des produits reçus non facturés qu'il faut bien sur restitué le plutôt possible au grossiste, ou les signaler au grossiste pour qu'ils soient facturés si vous désirez les gardez.

Il reste le cas de la commande reçu sans facture par oubli du livreur, dans ce cas vous devez créer vous même une sorte de bon de livraison sur lequel vous mentionnez le non des produits, leur quantité reçue, leur PPA, et leur date de péremption, ultérieurement quand vous recevez la facture comparez la avec votre bon, si tout est bon détruisez le bon, s'il ya erreur procédez comme expliqué plut haut.

Dans un premier temps les factures sont rangées dans le dossier "Facture en instance de payement", la fin de chaque mois vous classez les factures par fournisseur et par date, ensuite vous procédez à leur enregistrement dans le livre des achats qui est divisé en plusieurs parties chaque partie correspond à un seul grossiste.Une fois les factures d'un tel grossiste notées, ainsi que les avoirs vous calculez la totalité des montants, comparez avec le montant figurant sur l'état de payement mensuelle envoyé systématiquement par le grossiste, En absence d'erreur des deux cotés le montant sera le même, à ce moment vous pouvez remplir le chèque bancaire. A coté du montant sur le livre d'achat vous notez le numéro de série de votre chèque. Maintenant vous agrafez les factures d'un seul mois de ce grossiste ensemble avec un bou de papier sur lequel est noté la somme de toute les factures et le numéro de chèque correspondant. Les paquets de factures ainsi obtenus seront transmis au comptable.